Por que tudo é urgente?
por Lygia Pontes
Uma das principais queixas que escuto, seja na consultoria individual, nas empresas ou nos cursos de Eficácia na Organização é que tudo é urgente. A sensação que muitas pessoas têm é que não possuem tempo para pensar no que precisam fazer, porque praticamente todas as suas tarefas estão atrasadas. A pergunta que muitos me fazem é “Por que tudo é urgente?” – às vezes ela vem como uma afirmação, como uma verdade absoluta! Para esclarecer isso, precisamos nos aprofundar na forma como nos organizamos. Ao fazermos isso, descobrimos rapidamente que nem tudo é urgente. Então vamos ver os pontos que precisamos seguir para classificarmos adequadamente as nossas tarefas:
O que é uma urgência?
Quando algo é urgente, você não tem escolha. Precisa parar tudo o que está fazendo para se dedicar àquela atividade. Gosto muito do exemplo que a escritora e palestrante Laura Vanderkam apresenta na palestra “Como ter controle sobre seu tempo livre”, no TED. Ela conta que uma das mulheres que entrevistou para sua pesquisa “encontrou” sete horas na semana para lidar com um vazamento de água em sua casa. A solução para esse problema não podia ser adiada, ela não tinha escolha e, por isso, era urgente.
Qual é o prazo?
Essa pergunta simples pode mudar a nossa vida. É claro que a resposta para ela também é importante e, geralmente, não prestamos atenção a nenhuma delas. Muitas vezes, recebemos um pedido como urgente apenas porque a pessoa não parou para pensar no prazo. Nesse caso, a palavra “urgente” acaba ajudando a conseguir que a tarefa seja realizada, porque entendemos que, ao dizer que algo é urgente, os envolvidos vão parar tudo o que estão fazendo para se dedicar àquilo. Mas é fundamental entender a real urgência do que é pedido. Por isso, em vez de apenas aceitar “urgente” como resposta, peça que o prazo seja especificado. Com isso, quem faz o pedido urgente, para para pensar e, nesses poucos segundos, pode se dar conta de que o pedido não era tão urgente quanto parecia.
Eu consigo fazer isso no prazo determinado?
Também é importante entender se consegue fazer a atividade no prazo definido – lembrando que ele precisa ser uma data específica. Se você não conseguir cumprir com o que foi pedido, informe os envolvidos. Com isso, você evita que a urgência fique ainda mais urgente (sim, muita gente acaba chegando nesse ponto) ou que uma prioridade ou até mesmo algo sem importância até aquele momento se torne emergência.
Será que essa urgência e, na verdade, uma prioridade?
Nesse meu artigo aqui na Rede Bellatrix explico com mais detalhes essa diferença.
Existem outras formas de evitar que tudo se transforme em urgente, mas esses são os primeiros passos que você pode tomar para que sua rotina fique mais tranquila. Para mais informações sobre como ter um dia a dia mais leve, entre em contato. Você também pode baixar o e-book gratuito Organização para a Eficácia e se inscrever no curso Eficácia na Organização, que acontece nos dias 12 e 19 de agosto, ao vivo e por videoconferência. Espero você!
Foto: Florian Wehde no site Unsplash
Lygia Pontes
