No dia em que vi isso na minha caixa de emails, custei a acreditar. Contei algumas vezes o número de zeros, pensei que tivesse marcado mensagens antigas como não lidas sem perceber, enfim, muitas possibilidades surgiram, mas nenhuma delas era real. E pior do que me dar conta de que eu teria que ler 1.000 mensagens, foi ver que enquanto eu pensava em tudo isso, mais emails chegavam.
Depois de horas, consegui ler tudo, apagar várias mensagens e organizar as demais em diferentes pastas. Mas esse acontecimento continuou na minha cabeça. Receber muitos emails sempre fez parte da minha rotina de trabalho, mas nunca naquela quantidade! Então eu quis entender como cheguei àquela situação. Essas foram minhas conclusões:
- Cada hora que eu ficava longe da minha caixa de mensagens, significava muitos emails para serem lidos quando a encontrasse novamente. Ou seja, participar de reuniões e concentrar-me em outra atividade parecia um problema
- Mesmo que eu passasse o dia todo lendo emails, não conseguiria zerar meus emails. Essa tarefa não teria fim. Ela poderia apenas ser gerenciada para não virar um caos
- Muitos emails não precisavam existir. Um simples telefonema ou uma mensagem de texto teria resolvido o assunto e, em muitos casos, evitado trocas infinitas de emails
A partir dessas conclusões, comecei a colocar em prática algumas atitudes que me ajudaram a diminuir o número de mensagens que recebia. Mas, como o fluxo de emails depende dos remetentes, é importante que mais pessoas se preocupem em usá-los de forma adequada. Por isso, compartilho minhas dicas com você:
Use o meio ideal
Sempre que for enviar um email, pense se é a melhor opção. Para assuntos urgentes, fale ou envie uma mensagem de texto. Caso precise tratar de algo complicado, que provavelmente vai gerar dúvidas e perguntas, use o telefone, faça uma videoconferência ou fale pessoalmente. Depois da conversa, é importante formalizar por email o que foi acordado, para que nada seja esquecido
Seja objetivo
Nem você tem tempo para desperdiçar escrevendo o que não precisa, nem os outros podem gastar horas lendo mensagens desnecessárias.
Saiba com quem quer falar
Você precisa mesmo copiar um monte de gente na sua mensagem? E todos os que foram copiados no email original devem estar em sua resposta?
Respeite sua agenda e controle sua ansiedade
Os emails são apenas parte do que você deve fazer em seu trabalho. Por isso, não trabalhe com sua caixa de mensagens aberta e mandando alertas o tempo todo para você. Se alguém quiser falar algo urgente ou precisar de uma resposta imediata, irá procurar outros meios para entrar em contato com você. Pode ter certeza disso!
Responda todo o email
Leia item por item da mensagem e responda todos eles. Muitas idas e vindas acontecem porque algo deixou de ser respondido.
Quanto mais profissionais colocarem em prática essas dicas, menos emails serão enviados e, consequentemente, mais produtivas as pessoas serão, já que poderão se dedicar às suas atividades prioritárias e que geram resultados.
Foto: Fabian Irsara no site Unsplash