A reputação das reuniões tem piorado a cada dia. Muitos profissionais não aguentam mais participar desses encontros que, na maioria das vezes, são uma total perda de tempo. E a responsabilidade por tudo isso é justamente deles. Que ironia, né?
Acredito que, assim como eu, você já passou dias inteiros em reuniões. Uma atrás da outra e, quando a última acabou, pensou: “Agora vou trabalhar.” Mas como assim se esses compromissos são parte das nossas atividades profissionais?
O problema é que as reuniões passaram a ser usadas para os participantes falarem de temas pouco relevantes, reclamarem de algo ou alguém, comentarem assuntos pessoais ou simplesmente se desligarem das responsabilidades. Ou seja, elas se tornaram um momento para passar o tempo.
Mas se as reuniões forem bem organizadas, podem salvar projetos e profissionais. Afinal, ter várias pessoas reunidas e falando sobre o mesmo assunto de uma vez só, permite que todos fiquem alinhados sobre determinado tema e otimiza recursos, já que decisões podem ser tomadas de forma definitiva.
Para que você possa utilizar as reuniões de um jeito mais produtivo, destaco algumas recomendações:
Avalie se precisa ir
Você não vai ao banco quando, na verdade, precisa de uma consulta médica, certo? É a mesma coisa com as reuniões. Simples assim. Não assuma um compromisso se não tiver que estar lá. Para ajudar você a identificar a necessidade da sua presença, faça essas perguntas a si mesmo(a):
- Qual o tema da reunião?
- Esse tema tem relação com o meu trabalho?
- Existe alguém da minha equipe que conhece o tema melhor do que eu?
- Qual o objetivo do encontro?
- Que tipo de contribuição posso dar em uma reunião com esse tema e objetivo?
- Qual a relevância do assunto a ser tratado?
- Esse assunto pode ser resolvido com um email ou telefonema?
- Quem são os outros participantes da reunião?
- Quais são as minhas prioridades no meu trabalho? Essa reunião se encaixa nessa lista?
Seja pontual
Chegue sempre alguns minutos antes da reunião começar para se preparar. Mesmo que você não lidere o encontro, sempre há algo a fazer, ainda que seja apenas pegar água ou café. Se a reunião não for no seu escritório, verifique quanto tempo precisa para se deslocar e bloqueie a sua agenda. Com tantos aplicativos de trânsito, não dá mais para culpar sempre o trânsito caótico.
Participe de verdade
Uma vez que você identificou a necessidade de estar na reunião, significa que ela é importante para o seu trabalho. Por isso, você deve participar dela. De verdade! Nada de ficar com celular ou computador ligados – a não ser que eles sejam úteis para o assunto da reunião ou para fazer anotações. Se não for esse o caso, deixe-os longe/desligados!
Também é importante que você faça perguntas para esclarecer todas as dúvidas e evitar que esse encontro se desdobre em outros, a famosa reunião para falar da reunião.
Defina próximos passos
Durante uma reunião, os participantes costumam falar sobre os próximos passos mas isso costuma acontecer de forma desorganizada, o que impede que todos tenham os pontos anotados. Quando isso acontece, a chance do encontro se estender, virar um email, telefonema ou mensagens é muito grande. Por isso, nunca deixe a sala de reunião sem falar especificamente sobre os próximos passos e ter certeza de que todos estão alinhados.
Respire
Sair de uma reunião e entrar em outra em seguida, pode fazer com que você se esqueça de algo importante ou até prejudicar sua concentração na atividade seguinte. Por isso, evite agendar um novo compromisso logo após uma reunião. Reserve alguns minutos para olhar suas anotações, compreender o que deve fazer, delegar as atividades que precisar de colaboração ou apenas respirar.
Foto: You X Ventures no site Unsplash